PT Indofood CBP Sukses Makmur
tbk. merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang industri makanan dan
minuman yang didirikan di Indonesia. Perusahaan ini didirikan oleh Sudono Salim
pada tahun 1990. Pada beberapa dekade terakhir, PT Indofood CBP Sukses Makmur
tbk. telah berkembang menjadi sebuah perusahaan Total Food Solutions dengan
mengadakan kegiatan operasional yang mencakup seluruh tahapan proses produksi
makanan, dimulai dari produksi dan pengolahan bahan baku hingga menjadi produk
akhir yang siap dipasarkan oleh para pedagang eceran. Perusahaan ini telah
mengekspor produksi makanannya hingga ke Asia, Australia, dan Eropa. Kini, PT
Indofood CBP Sukses Makmur tbk. merupakan perusahaan mapan dan terkemuka dalam
setiap kategori bisnisnya.
Sistem informasi PT Indofood CBP
Sukses Makmur tbk. akan dijabarkan secara detail pada diagram berikut :
Diagram
Sistem Informasi PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk.
Struktur
Organisasi PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk.
PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI PERUSAHAAN
ERP (Enterprise Resource
Planning)
Perencanaan sumber daya perusahaan,
atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource
planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur
maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis
yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan
bersangkutan.
ERP sering disebut sebagai Back
Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak
dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung
berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer
Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain. Secara modular,
software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul
pendukung yakni Finansial dan akuntasi serta Sumber Daya Manusia
Keuntungan penggunaan ERP antara lain :
1. Untuk
mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan
mengontrol kinerja keuangan
perusahaan dengan lebih baik
2. Menstandarkan
proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan
produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
3. Menstandarkan
data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan
besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis
bisnis yg berbeda-beda.
4. Keuntungan
yang bisa terukur, diantaranya : penurunan inventori, penurunan tenaga kerja
secara total, peningkatan service level, peningkatan kontrol keuangan penurunan
waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi.
Satu software ERP (Enterprise
Structure) terkemuka dunia yang sekarang ini sedang banyak diimplementasikan
oleh perusahaan-perusahaan di Asia adalah SAP. Di Indonesia sendiri, sudah
banyak perusahaan-perusahaan besar dan menengah yang sudah berhasil
mengimplementasikan SAP untuk mendukung proses bisnisnya. Memang harga untuk
mendapatkan suatu ERP dunia juga harus dibayar mahal baik dari segi licensenya,
konsultan IT, dan juga SDM yang masih langka.
SAP (System Application and
Product in data processing) merupakan
software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan
manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan kegiatan
operasionalnya secara lebih efisien dan efektif.
SAP terdiri dari sejumlah modul
aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu
dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu
dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara
terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.
Area , Kegunaan dan Fungsi
penerapan ERP di PT. Indofood
Dengan mengadopsi SAP R/3 versi 4.6C, berikut adalah
cakupan implementasi ERP yang dilakukan pada PT Indofood.
1. Financial
a. Financial
Accounting (FI)
menyediakan
pengukuran secara kontinu terhadap profitabilitas dan kinerja keuangan
perusahaan berdasarkan transaksi internal maupun eksternal.
b. Controlling
(CO)
mendukung empat
kegiatan operasional, yang meliputi pengendalian capital investment,
pengendalian aktivitas keuangan perusahaan serta memonitor dan merencanakan
pemabayaran, pengendalian pendanaan, dan juga pengendalian biaya dan profit
berdasarkan semua aktivitas perusahaan.
c. Investment
Management (IM)
menyediakan
analisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assetsdari perusahaan
untuk membantu proses pengambilan keputusan.
d. Treasury
(TR)
mengintegrasikan
atara cash management dan cash forecasting dari aktivitas, logistik, dan
transaksi keuangan.
e. Enterprise
Controlling (EC)
memberikan akses
bagi Enterprise Controller kepada
Information Warehouse mengenai hal-hal eperti kondisi keuangan perusahaan,
hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan, investasi, maintenance dari
aset perusahaan, akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan, kondisi pasar yang
berkaitan dengan pengambilan keputusan (market size, market share, dan
competitor performance), serta faktor-faktor struktural dari proses bisnis (struktur
biaya, financial accounting, danprofitability analysis)
2. Logistics
1. Logistics
Execution (LE)
Pengaturan
logistik dari purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good
receipt, hingga delivery dengan informasi yang terintegrasi dengan modul-modul
lainnya.
2. Sales
and Distribution (SD)
Membuat struktur
data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk
memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang baik dalam
periode akuntansi berikutnya.
3. Materials
Management (MM)
Membntu
manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam aspek konsumsi material, energi,
dan servis terkait.
4. Plant
Maintenance (PM)
mendukung dan
mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efekti, mengatur data
perawatan, dan mengintergrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas
operasional yang sedang berjalan.
5. Production
Planning and Inverntory Comtrol (PP)
merencanakan dan
mengendalikan jalannya material sampai dengan proses delivery produk.
6. Quality
Management (QM)
berfungsi menyediakan
master data berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.
7. Project
System (PS)
mendukung
perencanaan pendahuluan terhadap waktu dan value, perencanaan detail
menggunakan cost element/unit costing, menetapkan waktu kritis, pendeskripsian
aktivitas dan penjadwalan, koordinasi dari resourced melalui otomatisasi
permintaan material, manajemen inventory, network planning (SDM, kapasitas,
material, operating resources, dam servis), monitoring material, kapasitas dan
dana selama proyek berjalan, evaluasi akhir proyek dengan analisis hasil dan
perbaikan.
3. Human
Resources
Secara umum
membantu dalam memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif terhadap salary,
benefit, dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan, melindungi data
personalia dar pihak luar, serta membangun sistem rekruitmen dan pembanguna SDM yang efisien melalui manajemen
karir. Meliputi:
·
Personnel Management (PA)
·
Personnel Time Management (PT)
·
Payroll (PY)
·
Training and Event Management (PE)
·
Organizational Management (OM)
·
Travel Management (TM)
Signifikansi Penerapan ERP di PT.
Indofood
Beberapa perubahan berupa manfaat
yang signifikan di luar features dan fungsi yang dijabarkan adalah:
1. Meningkat
drastisnya ketepatan antara supply dengan demand konsumen pada tiap area
distribusi
2. Distribusi
informasi yang terintegrasi sehingga mempercepat alur informasi sekaligus
memberikan data akurat yang dibutuhkan untuk tiap jenjang pengambilan keputusan
di tiap lini divisi.
3. Meningkatkan efisiensi biaya
4. Mengurangi
biaya administrasi melalui efektifitas metode manajemen pengarsipan dan
distribusi data terpadu
Penerapan SAP di PT. Indofood
Indofood adalah perusahaan pemroduksi mie instant terbesar didunia,
dengan 14 pabrik termasuk di Indonesia sendiri. Perusahaan yang juga beroperasi
di Cina dan Nigeria menjual lebih dari 8 miliar
paket mie instant tiap tahunnya. Disamping beberapa variasi porduk
antara lain snack,kecap, bumbu penyedap, makanan bayi dan soft drink.Cakupan
bisnis perusahaan Indofood dan peningkatan pasar kedepannya membuat. Enterprise
Resource Planning (ERP) merupakan faktor penting dalam kesuksesan perusahaan.
Gunawan Samahita, Chief Information and Knowledge Officer Indofood,menjelaskan
“Perbedaan varian dari mie instant harus berisi bumbu yang tepat yang di
produksi oleh Food Ingredient Division (FID).Setiap divisi harus menyesuaikan
rencana produk (Production Plans) mereka sehinggaakan selalu tersedia segala
jenis bumbu yang dibutuhkan oleh berbagai varian darimie instant. Pada waktu
yang sama, mereka harus menjaga agar persediaan digudangseminimal mungkin.
Hanya aplikasi ERP yang dapat membuat hal itu dapat diatur dandijadwalkan
dengan sebaik mungkin.Dari Perencanaan dan Kontrol Produksi, melalui kebutuhan
peramalan dan inteligensi bisnis, Indofood mempercayakan SAP R/3 sebagai solusi
ERP, SAP Advance Planner and Optimizer (SAP APO) sebagai solusi Supply Chain
Management (SCM) danmySAP Business Intelligence dengan SAP Business Information
Warehouse (SAPBW)
Fungsi penerapan ERP diantaranya
:
1. Tetap
Mempertahankan Platform
Ketika
memilih platform dari system ERP, Indofood melihat 3 buat kriteria antara lain
reliability, scalability, dan kemudahan manajemen. Dengan melihat criteria itu,
terpilihlah IBM iSeries sebagai platform hardware yang digunakan. iSeries
memilikikeamanan, skalability dan efisiensi biaya dalam mendukung SAP, dan
membantu perusahaan Indofood memaksimalisasi nilai dari solusi SAP.Ketika
Indofood memperluas inti dari system SAP R/3 untuk memasukkan SAP BW dan SAP
APO, tidak ada yang perlu dipertanyakan lagi untuk mengganti platformserver.
Data SAP tersimpan dan diatur oleh IBM DB2 Database Management.Gunawan
mengatakan, “iSeries telah berjalan dengan sangat baik, dan kami
memilikikemampuan dasar dari OS/400. Oleh karena itu, merupakan pilihan logis
jika kami tetap mempertahankan teknologi dari IBM ini. iSeries memberikan
virtually trouble-free operation, dan memberikan apapun yang kami butuhkan
sesuai dengan kriteriakami yaitu scalability, reliability, dan
maintainability.”
2.
Menyesuaikan Minat Konsumen
Agar
mendapatkan efisiensi produksi yang luar biasa dan memaksimalkan pendapatan,
Indofood harus dapat jeli melihat keinginan konsumen sebaik mungkin
Diwaktu
yang akan dating. Dengan menggunakan solusi SAP, Indofood dapat menganalisis
transaksi data secara mendetail, untuk melihat perubahan pola yangterjadi dalam
minat konsumen dan kemudian merespon secara efektif.“Sebagai contoh, kita dapat
menganalisis informasi rasa apa saja yang paling laristerjual di kota Sukabumi
atau rasa apa saja yang tidak laku di Sibolga, sehingga kitadapat mengirimkan
jenis rasa mie instant yang tepat ditempat yang dituju, sehinggaakan
meningkatkan potensi penjualan. SAP memberikan informasi yang mendetaildengan
sangat cepat dimana hal tersebut merupakan keuntungan bisnis yang vital.”
Informasi
penjualan memberikan inputan ke dalam SAP APO dimana ia akan memberikan
informasi berkala pada produk apa saja yang harus di produksi, berapa jumlahnya
dan di pabrik mana akan diproduksi.
3. Integrasi
Sistem Hilir
Dengan
sistem ERP kelas dunia, indofood telah memulai untuk perencanaan kedepan,
bertujuan untuk memperluas operasinya sekaligus meningkatkan efisiensi biaya.
Salah satu tujuan bisnisnya saat ini adalah untuk mengelompokkan
pelanggan-pelanggan dengan lebih akurat, kemudian melayani kelompok sesuai dengan
minatnya masing-masing dan akan bekerja lebih erat dengan para distributor
hingga pengecer. Ini akan memungkinkan untuk meningkatkan perencanaan kapasitas
dan membantu meningkatkan efisiensi serta mengurangi biaya. Sudah jelas bahwa
platform komputasi terbuka adalah mutlak diperlukan untuk mendukung integrasi
sistem hilir, yang akan memungkinkan interoperabilitas aplikasitermasuk warisan
sistem dan aliran data realtime melalui berbagai sistem ERP.
4.
Pengarsipan Dokumen
Akhirnya
Indofood juga melakukan penyederhanaan sistem pengarsipan, dengan menggunakan
IBM Content Manager Common Store untuk SAP. Software ini bertindak sebagai
pengarsipan manajemen data terpadu dan solusi distribusi, mengintegrasikan
dokumen SAP dan non SAP ke arsip tunggal
untuk memaksimalkan efisiensi sistem dan mwngurangi biaya administrasi. Dengan
menggunakan IBM Content Manager Common Store untuk SAP, perusahaan mampu
mengurangi kekbutuhan penyimpanan dokumen, serta tetap mempertahankan kemampuan
untuk mengambil dokumen lama seperti laporan pajak tanpa kesulitan.
